Rapport de la réunion de Comité de l’AP 10 Février 2010

Cindy souhaite la bienvenue à tous et transmet les excuses de ceux ne pouvant être présents.
Il est demandé aux membres du comité de présenter les points soulevés par les parents.

Les parents demandent de nouveau à l’école de transmettre les informations aussi rapidement que possible, par exemple au sujet des réunions de parents d’élèves, afin de pouvoir organiser leur semaine efficacement.
L’école demande aux élèves d’acheter des ouvrages pour les cours d’informatique, incluant des programmes.
Cindy est priée de demander à la direction de l’école, quelle est sa politique concernant les programmes d’informatique à utiliser à la maison, vu les licences éventuellement impliquées.

Hamid Bateni a contacté le “Kinderbüro” de la ville de Karlsruhe. Il suggère de collaborer avec cette institution dans le primaire, celle-ci proposant des séminaires et des conférences aux professeurs et aux parents sur un large nombre de thèmes. Cindy salue cette bonne idée et en soumettra la proposition au prochain Conseil d’éducation. L’AP pourrait assurer la promotion de cette initiative. Hamid est prié de présenter son projet par écrit.

Il est signalé à l’attention de l’AP que la maternelle attend toujours un distributeur de serviettes en papier prévu pour que les enfants se sèchent les mains. Cette demande a été faite il y a longtemps, il est demandé à Cindy de demander pourquoi les choses traînent tant.

Le Comité de Transports

Flemming Merrild présente son rapport concernant le Comité de Transports. Il manque 2 représentants de parents d’élèves au Comité, il demande donc qu’ils soient nommés (le Comité compte 2 représentants du personnel de l’école, 2 représentants d’ITU, 3 représentants de parents d’élèves et 1 administrateur/trésorier). Le Comité se réunit une fois par an, des réunions extraordinaires ont lieu en cas de nécessité. La prochaine réunion du Comité est prévue pour le 25 Février, de nombreux points doivent t’y être discutés, entre autres, la mise à jour des statuts du Comité, la réorganisation de l’exercice financier et des finances afin qu’il y ait une meilleure correspondance avec les paiements du KVV, la vérification des frais administratifs actuels. Anne Sierig se porte volontaire pour représenter les parents au Comité, sa candidature est adoptée et les membres du Comité de l’AP présents se prononcent à l’unanimité pour elle. Le Comité de l’AP va rechercher quelqu’un d’autre pour se joindre au Comité de Transport afin de remplir le quota attribué aux représentants de parents.

Interparents

Sarah distribue des documents d’Interparents, des informations générales, car Karlsruhe hébergera dans deux ans, le Conseil d’Education Mixte des Ecoles Européennes. Cette réunion est une date importante dans l’agenda scolaire, l’AP devra prendre position au cours des débats. Il est donc souhaitable, qu’au cours des deux années à venir, de nouveaux membres du Comité se soient familiarisés avec les sujets et les enjeux concernant Interparents. Les membres du Comité interessés par un des sujets sont priés d’envoyer un courriel à Sarah, afin d’obtenir les rapports complets dans leur langue de prédilection (F, E,D) en numérique.

inspection des cours d’Arts Plastiques

Une inspection des cours d’Arts Plastiques a récemment eu lieu à l’école. Cindy rapporte que les inspecteurs ont été impressionnés par la qualité du travail et l’éventail d’activités proposés à l’ESK. Le Comité demande à ce qu’il y ait plus de communication sur le travail accompli et souhaiterait qu’il y ait plus d’expositions officielles des oeuvres des élèves.

Cours d’italien

Letizia nous informe que l’inscription aux cours d’italien, sponsorisés et encouragés par le gouvernement italien, doit être effectuée maintenant si les cours doivent être proposés comme activité extra-scolaire en septembre prochain. Letizia distribuera des informations détaillées aux membres du Comité et Cindy demandera à ce que ce sujet soit adopté comme point de discussion à la prochaine réunion de direction de l’école.

D-MarkDetektive
Letizia fait le bilan de la compétition scolaire nationale « D-MarkDetektive », dans le cadre de laquelle les enfants relevaient le défi de récolter des billets et des pièces en D-Mark afin de contribuer à la construction de mini-écoles au Ghana. L’ESK a remporté un grand succès en étant classée 3.ème au niveau national allemand. Pour plus d’informations et de renseignements actuels sur cette action, voir http://www.dmarkdetektive.de ou http://www.eskar.org/pdf/dm_wettbewerb.pdf

Semaine de Projets

Cindy est enchantée de pouvoir annoncer qu’à ce jour, le secondaire prévoit 21 projets. 4 demandes de soutien financier ont été soumises à l’AP, et elle en attend davantage après les vacances.
Cindy fait aussi une demande d’aide aux parents, comme chaque année, pour la Journée Portes Ouvertes de l’école ainsi qu’un appel à don de gâteau pour le Café International de l’AP. L’argent récolté l’année dernière grâce à la vente de gâteaux et de café reviendra aux professeurs par le biais de l’aide financière attribuée aux projets de cette année.
Le Comité décide qu’il y aura 2 petits « coins-café », un dans le Bâtiment A et un dans le Bâtiment B, le Café principal, proposant café et gâteaux, sera situé dans la cantine. Scolarest proposera d’autre part à manger le midi. Le Comité « Abiball » (Bal du Bac) vendra café et gâteaux dans le hall d’entrée du Secondaire afin de récolter des fonds pour le bal de fin d’études.
Une demande officielle d’aide et de don de gâteaux sera bientôt transmise aux parents.

Critères d’attribution du Fond Social

L’AP est en charge du Fond Social destiné à aider financièrement les familles rencontrant des difficultés pour payer les frais de voyages scolaires de leurs enfants.
Dans le passé, les demandes d’aide adressées au Fond Social ont souvent été traitées dans l’urgence et il a parfois été compliqué d’obtenir l’agrément de tous les membres du Comité pour une décision, surtout lorsque la demande était faite à court terme. Il est donc proposé que 3 membres du Comité examinent les demandes et fassent une recommandation à celui-ci. Elle doit être examinée à la première réunion possible. Il est clairement établi que la recommandation ne pourra être votée qu’à cette réunion, et que la décision ne sera communiquée aux familles concernées qu’après celle-ci.
Le Comité propose que Cindy van Velzen, Debjani Basu et Nathalie Béroard-Barth examinent les demandes et émettent une recommandation. La proposition est acceptée à l’unanimité.
Les processus et les conditions de gestion du Fond Social sont discutés. Les procédures et conditions suivantes sont unanimement acceptées :

Procédure de consultation avant l’accord d’une requête :

• Consultation et recommandation de l’administration scolaire
• Consultation et recommandation du professeur principal/titulaire
• Confirmation du Trésorier de l’AP que le Fond Social dispose de fonds suffisants.

Conditions à remplir pour une demande d’aide au Fond Social :

• Les demandes des familles membres de l’AP et ayant acquitté leur cotisation au plus tard au 30 Novembre précédant la demande seront prises en considération en priorité
• Les autres cas pouvant se présenter tout au long de l’année, seront ensuite examinés
• Il sera demandé aux familles de prendre en charge au moins 50% des coûts
• Une seule demande annuelle est possible
• L’AP examinera avec une grande attention tout cas exceptionnel pouvant surgir au cours de l’année

Gestion financière de l’AP

La gestion financière de l’AP devenant complexe, il semble nécessaire d’accroitre la transparence des comptes afin que le Comité puisse prendre des décisions concernant le soutien financier d’ordre général, les activités sociales, les côuts fixes et les dépenses, le programme d’activités extra-scolaires et l’usage des fonds futurs attribués par les sponsors, de façon efficace et rentable.
Il est décidé que le trésorier, Kevin Barber, devrait être aidé pour la gestion courante et l’enregistrement de toutes les activités financières de l’AP. De même, le travail immense représenté par l’organisation et l’administration des Activités extra-scolaires (AA) ainsi que les démarches financière s’y rattachant, doit être réparti sur deux membres du Comité au moins, l’un responsable de l’organisation et de la gestion du programme AA, l’autre chargé de la gestion financière.
Christiane Sardain postule pour assister officiellement le trésorier dans ses tâches. Il est procédé au vote, elle est acceptée à l’unanimité.
La candidature de Barbara Bellosa (celle-ci ayant postulé avant la réunion, car ne pouvant y assister ) est proposée pour aider Anja dans la gestion financière des AA. Il est procédé au vote, elle est acceptée à l’unanimité.
La première tâche incombant au Trésorier et son équipe est de présenter les finances de l’AP de façon claire, séparant les rentrées et les sorties des comptes de l’AP dans les catégories suivantes :

• Le Fond social
• Les activités extrascolaires ( subventions de Bruxelles par enfant et cotisations parentales)
• Les fonds de l’AP (EuroBoutique), (dépenses pour Interparents et autres coûts fixes tels que site internet, matériel informatique...)
• Les fonds de l’AP(sponsors), (activités scolaires telles que Jours de projets, Fête d’été..)
• Cela devrait permettre aux membres du Comité de gérer les fonds efficacement et de de préparer des budgets futurs réalistes conformes aux objectifs de l’AP.

Les objectifs financiers immédiats consiste à augmenter les revenus par :

• Sponsoring économique et privé
• EuroBoutique (T-shirts ESK, sweat-shirts, casquettes etc..)
• Récolte de fonds au cours d’évènements scolaires (par ex. Vente de gâteaux et café)
• Augmentation du nombre de membres de l’AP

Cindy annonce que les négociations concernant l’EuroBoutique sont déjà engagées et qu’elle espère pouvoir lancer les nouveaux t-shirts et sweatshirts à la Journée Portes Ouvertes en Avril.

Cindy invite toute personne envisageant un sponsoring économique ou privé à la contacter directement.

Demande de fonds

Différentes demandes de soutien ont été discutées et approuvées sous certaines conditions.

1. Mme Kisker et le projet « DMark-Detektiv“ 
2. Louise Abson et Mathletics pour les élèves de la section primaire anglaise
3. AA Rugby – soutien financier pour tournoi

Il est réitéré que l’AP est enchantée de soutenir financièrement toute initiative profitant aux élèves de l’ESK et toute activité créant des opportunités transversales aussi bien au niveau des programmes, des sections que des langues.

Réunion de parents avec l’AP

Une discussion a lieu concernant la proposition d’organiser une réunion parents d’élèves / représentants de classe, dans les classes, à l’école. Les avantages d’une telle réunion sont admis (tous les parents réunis, une plage de temps et un ordre du jour déterminés, réactions immédiates etc) mais l’impression domine que de nombreux parents ne pourraient y assister pour différentes raisons. Il est proposé que l’AP organise une nouvelle réunion entre représentants de classe et AP, l’une le matin, l’autre le soir, et que l’idée y soit développée. Il est important de donner des informations détaillées au sujet d’une réunion parents d’élèves/représentants de classe avant la réunion AP/représentants de classe afin que ceux-ci aient le temps de demander aux parents s’ils sont intéressés. Cindy signale que M. Hoyem approuve une telle réunion et qu ‘un « feedback » des parents est très important pour le développement de la communauté scolaire.
Une réunion AP/représentants de classe doit être organisée début mars, des dates seront soumises dès que possible aux membres du Comité.

« Tanz in den Mai »

L’idée d’organiser une soirée dansante pour tous les parents et les professeurs est accueillie positivement. La « Tanz in den Mai » (bal le 30 avril) semble être une bonne occasion. Une équipe organisatrice doit être mise en place rapidement. Cindy soumettra l’idée et la date à la direction de l’école après les vacances.

La prochaine réunion du Comité a lieu le 17 Mars.

Cindy remercie chacun pour sa contribution et clôt la réunion.