Protokoll der EV Vorstandssitzung 09.09.09

Mittwoch, den 9.September 2009

Cindy van Velzen begrüßte alle aus den Sommerferien zurück und drückte die Hoffnung aus, dass alle bereit für ein neues Jahr voller Herausforderungen sind. Die EV war im letzten Jahr mit einigen Herausforderungen konfrontiert. Eins The PA faced several challenges last year. Insbesondere eine wurde sehr erfolgreich bewältigt und deshalb bedankte sich Cindy bei Sarah Winthrop für ihre harte Arbeit sowohl im letzten Schuljahr als auch über den Sommer, um die neue EV Webseite am ersten Schultag in drei Sprachen bereit zu haben. Es gab bereits eine Menge positiver Rückmeldungen darüber, wie attraktiv, benutzerfreundlich und nützlich die neue Seite ist. Sarah kündigte weitere Angebote wie „post it“ (kleine Anzeigen oder Nachrichten) an, die die Seite interaktiv und damit noch attraktiver für die Eltern machen wird. Auf der Webseite sind bereits alle Basisinformationen einschließlich eines Kalenders veröffentlicht. Eine Verdeutlichung des praktischen Aspektes der Internetseite liefert unsere erste Notfallnachricht bezüglich der Starttage in der Neuen Kantine.
Cindy erläuterte, dass die ersten Tage in der Neuen Kantine nicht einfach waren. Neben technischen Problemen – Klassenlisten vom letzten Jahr und Pannen im Bezahlsystem – gab es eine Schulnachricht, dass die Schüler neue Ausweise brauchen, was zu der Ausgabe von 160 bis 400 unnötigen Karten (jede zu 3 €) führte. Dies führte zu einem weiteren Durcheinander, da die neuen Karten nicht für die Kantine registriert waren und sich anschließend die Notwendigkeit ergab zu bestimmen, welche die redundante ist, damit die Kinder ihr Geld zurück bekommen. Das führte zu langen Schlangen. Lange Schlangen, unzureichende Aufsicht und viel mehr in der Kantine essende Kinder als erwartet (da es sich herumgesprochen hatte, dass das Essen in der neuen Kantine gut ist) sorgten gemeinsam für einen schwierigen Start. Scolarest beschrieb die Eröffnung an der ESK als die schlechteste, die sie jemals hatten. Mr.Hoyem lud Cindy zu einem schnellstmöglichen Treffen ein, um herauszufinden, was schief gelaufen ist und entschuldigte sich für den unbeabsichtigten Beitrag zu dem Chaos durch die falsche Information über die neuen Karten. Die EV erkennt die enormen von Scolarest unternommenen Anstrengungen an und ist zuversichtlich, dass sich die Dinge in Zukunft verbessern werden.

Auf die das Thema der neuen Kantine folgte eine ernsthafte Diskussion bezüglich des alten Kantingenkomitees. Es gab Verwunderung darüber, dass wir immer noch keine Bilanz erhalten haben, die bereits auf der gemeinsamen Sitzung von EV und Kantinenkomitee im April angefordert wurden war. Alle waren der Meinung, dass 5 Monate Wartezeit auf den Erhalt der Bilanz nicht normal sind. Was genau die EV jetzt tun kann, ist nicht klar. Unter diesen Umständen, d.h. der Ungewissheit über die steuerliche und rechtliche Situation des Kantinenkomitees, wird es schwierig sein, jemanden zu finden, der die Verantwortung für das Kantinenkomitee in seinem jetzigen Zustand übernimmt. Michael Dannenmaier hat Cindy informiert, dass die Bilanz fast fertig ist. Deshalb beschloss die EV vor weiteren Schritten noch zu warten, um zu sehen, was offenbart wird. In der Vergangenheit fand die Nominierung von Vertretern der EV für das Kantinenkomitee traditionell auf der Generalversammlung (AGM) statt. Wie es aussieht, gibt es dafür aber keine schriftliche Regelung. Die EV ist enttäuscht darüber, dass das gegenwärtige Kantinenkomitee keine schriftlichen Berichte angefertigt hat, wie sie von der PA gewünscht wurden.

Ein Datum für die Generalversammlung zu finden, war mit Blick auf die riesige Anzahl an Schulmeetings – SAC, Gemeinsamer Erziehungsrat, Verwaltungsrat, Interparents, BC – sowie den Elternabenden etc. nicht einfach. Der nun festgelegte späte Termin 18.November gibt uns mehr Zeit sowohl die Generalversammlung gründlich vorzubereiten als auch die Eltern zur Mitarbeit in der EV zu ermuntern. Bedingt durch den Weggang von der Schule (Blandine Aslanides, Daniela Rudel), endeten Mandaten oder Rücktritte (Markus Gammelin, Ramil Nasyrow) gibt es einige offene Stellen. Cindy und Ana bereiten ein Nominierungsverfahren vor, das transparenter als in der Vergangenheit sein wird. Andere Dokumente wie die Tagesordnung und der vorläufige Rechenschaftsbericht für 2008/2009 müssen fertig gestellt werden. Diejenigen, deren Beiträge noch fehlen, wurden aufgefordert diese so schnell als möglich abzugeben – Außerschulische Aktivitäten, Kantine, Transport und der Kassenbericht.

Die EV betonte, dass der Kassenbericht nicht nur für die Generalversammlung sondern auch als Arbeitsmittel wichtig ist. Wir müssen die laufenden Kosten für die vom Statut geforderten Dinge wie Generalversammlung und Interparents genauso kennen wie andere Verpflichtungen, z.B. die Webseite, die Schülerausweise, die Außerschulischen Aktivitäten, den Sozialfond, Unterstützung der Schule z.B. bei Klassenfahrten und Veranstaltungen einschließlich der „Welcome Back Party“, Weihnachtsfeiern, Offener Tag etc. Wir brauchen eine bessere Vorausplanung unseres Budgets, damit wir entscheiden können, welche weiteren Projekte oder Veranstaltungen wir berücksichtigen können, wie z.B. Projekttage, Valentine Lesezeichen.

Die erste Veranstaltung in diesem Schuljahr wird die Welcome Back Party am 3.Oktober sein. Sie findet gemeinsam mit der jährlichen gesponserten Fahrradtour von Etoile Education statt. Das ist eine schöne Gelegenheit für die Eltern, sich bereits am Anfang des Jahres gegenseitig kennenzulernen und nicht erst am Ende auf unserem Sommerfest. Es wird Stände geben, an denen die Arbeit der EV erklärt und die Außerschulischen Aktivitäten präsentiert werden sowie für Klassen, die damit Geld für ihre Klassenkasse einnehmen können. Diese Party ist eine Fortsetzung der im letzten Jahr unternommen Anstrengungen der EV Eltern und Schulgemeinschaft wieder miteinander zu verbinden.

Cindy erinnerte alle, dass wir zusätzlich zur Fortsetzung unserer Arbeit an unseren Zielen vom letzten Jahr, den 3Cs für Communication (Kommunikation), Canteen (Kantine) and Community (Gemeinschaft) drei neue EV Ziele für 2009/20020 haben. Die 3 Ls spiegeln die Hauptthemen wieder mit denen wir im letzten Jahr konfrontiert wurden. Genau wie bei den 3C’s braucht es nach der Festlegung der Themen Zeit und Ideen, um über mittlere oder längere Zeit diese Ziele zu

1. Languages (Sprachen: hauptsächlich 2.Sprache)
2. Lost hours (Ausfallstunden: Lehrerabwesenheiten, durch das Bac verlorene Tage)
3. Ligne directifs (Richtlinien: Vorschriften/Regelungen/FAQs zu Schulthemen wie Drogen, SEN, Learning Support, Schulregeln, Disziplin)

Jetzt werden Reformen vorbereitet und die Schaffung des School Advisory Committee (SAC) bietet eine große Chance für die gesamte Schulgemeinschaft zum Schulentwicklungsplan beizutragen. Das erste Treffen am 22.September wird eine Brainstorming Sitzung sein, zu der die gesamte Schule eingeladen ist. Auf der europäischen Ebene verfolgt Interparents viele Themen (wie 2.Sprache und Abwesenheiten und vieles andere), die die Eltern eingebracht haben. Es ist wichtig, dass Eltern in den ganzen verschiedenen Arbeitsgruppen die Möglichkeit haben ihren Beitrag zu leisten – sowohl an der Schule als auch in Brüssel.

Nächste Sitzung: 30.September 2009

Cindy van Velzen, Vorsitzende