Assemblée Générale 2009 de l’Association de Parents d’Élèves (AP)

Compte-rendu du 18 Novembre 2009

Ouverture de l’Assemblée Générale (AG)

Cindy van Velzen (Présidente de l’AP) préside l’AG de l’AP et souhaite la bienvenue à l’Assemblée Générale 2009. Elle exprime sa satisfaction de voir une assemblée si nombreuse et son espoir que le nombre de participants augmente encore dans le futur, les parents réalisant quels avantages l’AP apporte à la communauté scolaire.
Cindy van Velzen souligne à nouveau que l’AP représente la voix des parents aussi bien en interne (au sein de l’école) qu’en externe et qu’il est donc capital que la communication s’effectue de façon claire et transparente : afin de bien pouvoir représenter les parents, l’AP doit connaître leur avis.
L’AP représente les parents en différentes occasions : aux réunions du Conseil d’Education de l’école, auxquelles participent l’administration scolaire et les enseignants, aux réunions du conseil d’Administration auxquelles participe la Secrétaire Générale des Ecoles Européennes, Mme Christmann et, de façon plus informelle, aux réunions régulières de l’administration scolaire.

Les membres du Comité de direction de l’AP (Comité) sont présentés : Cindy van Velzen, Kevin Barber, Ana Gorey, Anja Bühner, Michel Messmer, Beth Klawun, Sarah Winthrop, Ramil Nasyrow. Au cours de la présente AG, le Comité et la Présidence démissionnant de leur fonction, l’AP fait appel à de nouveaux candidats pour le Comité. Cindy espère que la présentation du rapport annuel persuadra les parents de l’importance des tâches et du bon travail fournis par le Comité et autres personnes impliquées et encouragera de nouvelles candidatures ou de nouvelles bonnes volontés à se joindre à l’un des groupes de travail. Elle souligne également le plaisir et la satisfaction procurés par le travail d’équipe du Comité. Elle souligne que les parents se joignant à un groupe de travail ne sont en aucun cas tenus de participer à toutes les réunions mensuelles du Comité mais peuvent s’engager avec d’autres parents pleins d’enthousiasme sur des projets/sujets précis tels que la cantine, l’événementiel, l’euroboutique, le site internet, le sponsoring etc.. Elle précise également que la participation à un groupe de travail est une bonne façon de s’impliquer dans l’activité du Comité et d’en apprendre plus sur le travail accompli, sans être soumis à trop d’obligations.

Approbation de l’ordre du jour

Cindy van Velzen annonce quelques modifications de l’ordre du jour précédemment publié et soumet le nouvel ordre du jour au vote. Celui-ci est adopté à l’unanimité.

annexe 1 - ordre du jour

Approbation du compte-rendu de l’AG 2008 de l’AP

Il est demandé aux membres présents d’approuver le compte-rendu de l’AG de l’année dernière (disponible sous http://www.esk-eltern.de/en/category/archiv/annual-general-assembly-pare..., version imprimée disponible pendant la présente AG). Un bref échange a lieu concernant le compte-rendu de l’année dernière, le manque de temps fourni pour le lire (délai trop court et difficultés de se souvenir de l’AG après un an) et sa disponibilité seulement en allemand. Il est proposé que le compte-rendu de cette année soit lu et approuvé par 2 parents de l’AP, élus pour effectuer ce contrôle au nom de tous les membres de l’AP, afin que le compte-rendu puisse être approuvé et traduit pour tous les parents.
Le compte-rendu 2008 est approuvé.
Mme Debjani et M. Franck Wastin se portent candidats pour cette tâche et sont dûment élus pour lire le compte-rendu 2009 et donner leur approbation au nom de tous les membres de l’AP.

annexe 2 : Compte-rendu de l’AG 2008 de l’AP

Cindy van Velzen propose de tenir la réunion en anglais. Il est de nouveau explicitement précisé que les parents peuvent s’exprimer dans la langue de leur choix et que si des traductions sont nécessaires, elles peuvent être effectuées immédiatement. Aucune objection n’étant soulevée, l’anglais est adopté comme langue principale de cette réunion.

Rapport scolaire annuel 2008/2009

Le rapport annuel est présenté par Cindy van Velzen.

annexe 3(a) – rapport annuel
annexe 3(b)- transparents de présentation

Cindy van Velzen demande à Mme Ana Gorey de rendre compte des activités Interparents.

Interparents

Il est expliqué quelle importance capitale revêt Interparents du fait de son siège au Conseil supérieur des Ecoles Européennes. Ce conseil est composé de représentants des 27 états membres et statue sur tous les sujets concernant les Ecoles Européennes. Il compte de nombreux comités préparatoires , travaillant sur l’inspection, le budget, l’administration, la pédagogie, le programme d’enseignement, le baccalauréat etc…, et soumettant leurs rapports au Conseil supérieur. Le système des Ecoles Européennes est une structure très complexe et constitue une véritable institution européenne. Interparents donnent la possibilité aux parents de toutes les écoles européennes d’échanger leurs points de vue et leurs expériences afin de déterminer si les préoccupations parentales sont locales ou communes à toutes les écoles. Les inspecteurs sont par exemple tenus de contacter l’AP quand ils inspectent une école.
L’École Européenne de Karlsruhe (ESK) doit relever un grand défi cette année scolaire 2009/2010 puisqu’elle est représentante-adjointe de toutes les Écoles Européennes à la réunion principale du Comité Pédagogique. En 2010/2011, l’ESK sera la représentante principale à cette réunion. Plus de 21000 élèves passent le Baccalauréat Européen chaque année.

Cindy van Velzen demande ensuite à Mme Anja Bühner de soumettre son rapport sur les Activités Extrascolaires (AA).

Activités Extrascolaires

En 2008/2009, un vaste programme d’activités a été proposé aux élèves. Quelques-unes d’entre elles ont du être annulées faute d’un nombre suffisant de participants. Cette année 2009/2010, les activités proposées sont en nombre encore plus important, plus de clubs linguistiques sont proposés pour développer l’acquisition des langues.

annexe 4. Présentation des AA rapport 1, rapport 2, rapport 3, rapport 4 rapport 5

Cindy van Velzen invite ensuite M. Kevin Barber à présenter son rapport financier.

Rapport financier

Kevin déclare que la situation financière de l’AP est saine et que l’AP est financièrement à même de promouvoir et soutenir des activités scolaires bénéficiant aux élèves. Les bénéfices générés par la vente des photos de classe sont utilisés par le fonds social de l’AP pour aider financièrement les élèves dans l’incapacité de prendre en charge les coûts de voyages scolaires. L’attribution d’une aide est décidée après consultation avec l’école. Il rappelle que les demandeurs doivent être membres de l’AP.
Kevin Barber présente ses excuses concernant le fait que les comptes n’aient pas encore été vérifiés. Malgré de nombreuses tentatives, il n’a pas pu joindre le commissaire aux comptes, celui-ci ne répondant pas à ses messages. Il propose que le rapport financier soit soumis à l’approbation de l’AG, sous réserve de confirmation par le commissaire aux comptes.Cette proposition est votée. Après discussion, il est établi qu’il n’est pas possible de savoir quand le commissaire aux comptes pourra effectuer son contrôle, il est donc proposé qu’un nouveau commissaire aux comptes soit élu afind’effectuer la vérification au plus vite.
M. Bill Scott-Stewart propose spontanément d’être candidat et se présente : il a 3 enfants dans la section anglophone et est ingénieur de profession.
M.Bill Scott-Stewart est nommé et accepté comme candidat au poste de commissaire aux comptes, il est dûment élu à l’unanimité commissaire aux comptes pour 2008/2009.

Election du commissaire aux comptes pour 2009/2010

M. Bill Scott-Stewart est également nommé, accepté et élu à l’unanimité comme commissaire aux comptes de l’AP pour l’exercice 2009/2010.

annexe 5 - présentation des comptes annuels

Cindy van Velzen clôt la partie statutaire des rapports de l’AP devant l’AG. Le rapport annuel complet est accepté unanimement.
Mme van Velzen est expressément remerciée pour le travail considérable qu’elle effectue en tant que présidente de l’AP .

Rapport du Comité de cantine par M. Ramil Nasyrow

La cantine sert des repas de midi chauds à tous les éléves de l’ESK, de la maternelle à la 7.OS (secondaire) ainsi qu’au personnel de l’école.
M. Ramil Nasyrow est président du comité de cantine depuis 4 ou 5 ans. Il a démissionné du comité au cours de l’été 2009 mais présente le rapport d’activité 2008/2009 au nom du comité de cantine, voir présentation (annexe 6) ci-jointe. Le comité compte 4 représentants de l’AP and 3 représentants de l’école. Trois des représentants de l’AP ont actuellement démissionné du comité.

annexe 6. rapport du comité de cantine

La situation actuelle de la cantine et quelques points particuliers sont soumis à discussion :

De longues files d’attente certains jours d’école constituent un problème récurrent. Il est demandé que l’on s’occupe de ce problème le plus vite possible. Il est souligné que l’AP encourage la constitution d’un groupe de travail pour examiner tous les points concernant le fonctionnement de la cantine avec le nouveau fournisseur Scolarest et pour faire des propositions.
Le comité de cantine est actuellement le propriétaire du matériel indispensable au fonctionnement quotidien de la cantine. La question est posée de savoir qui doit endosser la responsabilité des réparations et du remplacement du matériel indispensable en cas de besoin. M. Nasyrow déclare que Scolarest réserve 5000 € par an, reportés chaque année, pour couvrir les frais de réparation, le comité de cantine prenant en charge les frais au delà de ce montant. Il n’a pas été donné d’informations concernant le remplacement du matériel indispensable.

Une demande d’élection de nouveaux membres pour le comité de cantine est faite. Ana Gorey s’oppose à l’élection de nouveaux membres du comité de cantine au cours de l’AG car certains problèmes très importants n’ont toujours pas été résolus par l’ancien comité. Les statuts du comité de cantine sont également peu clairs sur la façon dont les nouveaux membres sont élus au sein du comité, ni quand ni comment les membres de l’ancien comité (actuellement toujours en fonction) ont été élus.
Selon l’avis d’Ana Gorey, tant que tous les documents du comité de cantine n’ont pas été remis pour contrôle au Comité de l’AP, celui-ci n’est pas en mesure de nommer un représentant de l’AP au comité de cantine. Elle reconnaît les efforts fait aujourd’hui pour présenter le fonctionnement du comité et sa situation financière actuelle. Toutefois, certains points demeurent non clarifiés. Le fonctionnement du comité de cantine continue à manquer de transparence en ce qui concerne ses statuts et sa gestion de travail et financière.
Il est recommandé aux parents ayant exprimé la volonté de s’impliquer dans les questions de cantine de former un groupe de travail indépendant, qui bénéficiera du soutien sans réserve du Comité de l’AP et qui travaillera avec Scolarest et l’école pour surveiller le fonctionnement quotidien de la cantine, faire des propositions et contribuer à l’évolution future. La discussion s’arrête, faute de temps pour la poursuivre.
Aucun représentant de l’AP n’est élu ce soir, par contre, les parents sont invités à s’inscrire au groupe de travail cantine.

M. Ramil Nasyrow est expressément remercié pour tout le travail considérable effectué en tant que président du comité de cantine.

Election du Comité 2009/2010

M. Bill Scott-Stewart est nommé pour présider à l’élection des nouveaux membres. Sa candidature est acceptée et il est dûment élu.
La présidence (président, vice-présidente et trésorier) du Comité de direction de l’AP démissionne de ses fonctions, suivie par les autres membres du Comité.
Les membres cités ci-dessous sont priés d’effectuer leur deuxième année de mandat pour le Comité et ils acceptent :

Michel Messmer (Section F, Primaire)
Madeleine Koch (Section F, Primaire)
Sarah Winthrop (Section Ang, OS)
Cindy van Velzen (Section NL, SWALS)
Kevin Barber (Trésorier)
Flemming Merrild – Comité de transport (M.Flemming n’est pas présent à l’AG mais a déclaré sa candidature et souhaite poursuivre le travail entrepris)

Un appel est fait aux candidats pour le Comité. Les candidats suivants se présentent :

Anja Bühner (réélection)
Ana Gorey (réélection)
Letizia Dalle Donne
Barbara Bellosa
Ann Sierig
Barbara Weiner
Jacqueline Ribeiro
Nathalie Beroard-Barth
David Cegretin
Debjani Basu
Christiane Sardain
Hamid Bateni

Les parents qui suivent sont dûment élus à l’unanimité pour le Comité de l’AP :

Anja Bühner (Section All Primaire)
Ana Gorey (Section Ang Secondaire)
Letizia Dalle Donne (Section All Primaire)
Barbara Bellosa (Section Ang Primaire)
Ann Sierig (Section Ang Primaire)
Barbara Weiner (Section All Secondaire)
Jacqueline Ribeiro (Section All Secondaire)
Nathalie Beroard-Barth (Section F Secondaire)
David Cegretin(Section F Secondaire)
Debjani Basu (Position indépendante)*
Christiane Sardain (Position indépendante)*
Hamid Bateni (Position indépendante)*

Toutes les personnes précitées acceptent les résultats du vote et acceptent de siéger au Comité de l’AP.

* une position indépendante est une fonction au sein du Comité qui est ouverte à chaque membre indépendamment d’une section linguistique. Elle peut concerner toutes tâches sauf celle de trésorier et si nécessaire, la personne l’exerçant peut-être cooptée comme représentant de section à la fin de l’année scolaire, si un représentant est amené à demissionner pour quelque raison que ce soit.

Cette année, tous les sièges disponibles au Comité sont occupés.

M. Bill Scott-Stewart est remercié pour avoir supervisé le vote.

Objectifs 2009/2010

Cindy van Velzen présente les objectifs et enjeux de l’AP prévus pour 2009/2010 – Langues, Lost hours (heures perdues) et Lignes Directives. Elle réaffirme la volonté de l’AP de poursuivre ses efforts concernant la communication, le développement du sentiment de communauté et la cantine, en s’appuyant sur ce qui a déjà été mis en place l’année dernière – voir annexe 3(b) – transparent.

annexe 7 – objectifs 2009/2010

School Advisory Council (SAC)

Ana Gorey fait le point sur le groupe de travail SAC. Elle rappelle à chacun que SAC est un groupe de travail très important, chargé d’établir un plan de développement de l’ESK qui aura des retombées budgétaires directes.
Quelqu’un dans l’assemblée fait remarquer que bien que M. Hoyem ait spécifié au cours de la première réunion que cette année les réunions étaient « ouvertes » à tous et que les adresses e-mail des parents désirant assister aux débats en tant qu’observateurs aient été notées, les parents concernés n’ont reçu ni information sur la prochaine réunion ni le compte-rendu des réunions précédentes. Il est donc à craindre que les parents retirent leur confiance au organisateurs du SAC, étant donné qu’aucune information concernant la prochaine réunion, se tenant dans 7 jours, n’a encore été communiquée. Cindy est d’accord pour que l’AP demande à ce que les parents soient informés immédiatement de la réunion du SAC à venir.

Cantine et nouveau fournisseur – Scolarest

Cindy transmet les excuses présentées par Scolarest, le responsable cantine étant trop souffrant pour présenter un compte-rendu actuel. Les informations seront publiées le plus vite possible sur le site internet.
Cindy rappelle à tous les parents que la précommande des repas est un facteur déterminant pour une distribution rapide des repas. Scolarest signale son inquiétude concernant le non-paiement de repas. Bien qu’ils se soient engagés à ne pas refuser de repas chaud à un élève, trop d’élèves se présentent régulièrement sans carte ou avec une carte non créditée. A ce jour, 1000 repas ont été servis sans paiement et Scolarest a beaucoup de difficultés à se faire rembourser par les parents. L’AP tient à remercier Scolarest pour tout le travail accompli et s’engage à rappeler aux parents que la distribution de repas gratuits ne peut perdurer. L’école s’attache sérieusement à trouver des solutions pour résoudre les problèmes de longues files d’attente au moment des repas. La proposition de prolonger la journée scolaire de 10 mn a été écartée et des solutions alternatives dans le cadre du planning existant au Secondaire (Oberschule) vont être examinées.

Lost hours (heures perdues)

De nombreux parents sont préoccupés par l’absentéisme des professeurs. Certains parents ont le sentiment que l’école ne semble pas vouloir s’y attaquer bien que les représentants Interparents de l’AP aient confirmé que ce grand problème concerne toutes les Ecoles Européennes. Il est demandé que les informations concernant les professeurs absents de l’école pour des raisons officielles soient distribuées plus tôt afin que les parents puissent savoir si leur enfant est concerné.

Cindy van Velzen clôt la réunion , remercie l’assemblée présente, et se réjouit d’une année scolaire à venir passionnante et constructive.