Sitzung des EV Ausschusses 9. Juni 2010

Ana Gorey eröffnete die Sitzung und begrüßte alle Anwesenden. Es wurde beantragt, dass das Blasinstrumente-Projekt für die kommenden Klassen 1 OS als Thema unter AOB aufgenommen wird. Die Tagesordnung (Anhang 1) wurde ebenso angenommen wie der Bericht von der Sitzung am 20.Mai (Anhang 2).

Zunächst fand eine schnelle Runde für alle Teilnehmer statt, in der sie die Aufmerksamkeit des Ausschusses auf aktuelle Themen lenken konnten. Diesmal waren die jährlichen ärztlichen Untersuchungen durch den Schularzt das einzige Thema. Eltern hatten gefragt, ob diese Untersuchung für alle Kinder obligatorisch ist. Außerdem ist die EV aufgefordert wurden, dass Schulmanagement erneut zu bitten, die Eltern rechtzeitig vorher über den Arztbesuch zu informieren.

Finanzen
Die Kassenprüfung durch Herrn Bill Scott-Stewart für das Jahr 2008/2009 wurde dem Ausschuss vorgetragen und angenommen. Kevin Barber berichtete, dass die Finanzen für 2008/2009 eng an den vorher geplanten lagen und dass kein Geld aus den Finanzreserven der EV verwendet werden musste. Er warnte aber gleichzeitig, dass im Jahr 2009/2010 bis jetzt die Ausgaben die Einnahmen übersteigen und auf Grund der Anlaufkosten der EuroBoutique und anderer EV Sponsoren- und Unterstützungsaktivitäten, den umfangreichen und teuren Außerschulischen Aktivitäten einige der EV Reserven zur Abdeckung aller Verpflichtungen verwendet werden müssen. Hervorgehoben wurde die immer noch signifikant hohe Anzahl an Mitgliedern, die zwar beigetreten sind, aber entweder gar keinen oder zu wenig Beitrag bezahlt haben. Außerdem ist klar, dass die Mitgliederzahl noch sehr niedrig ist und die EV im nächsten Jahr die positiven Anreize für eine Mitgliedschaft weiter betonen sollte. Die Details wann und wie man Mitglied werden kann und die Zahlungsmodalitäten müssen den Eltern klarer kommuniziert werden und die Mitgliederverwaltung muss für einen einfacheren Zugriff durch den Ausschuss deutlich vereinfacht werden.

Es wurde angemerkt, dass das EV Konto wegen der verschiedenen Budgets, die unter die Verwaltung der EV fallen, dabei ist überladen zu werden. Viele Budgetgebiete werden unter einer Überschrift gemanagt und dies führte zu den Schwierigkeiten beim Verständnis der tatsächlichen finanziellen Lage in den verschiedenen Bereichen. Diese fehlende Klarheit erschwert die Entscheidungen der Ausschussmitglieder bei Anfragen für Sponsoring oder Projektunterstützung. Es wurde vorgeschlagen, dass die grundlegende Budgetstruktur überarbeitet wird und ein Mitglied des Vereins gesucht wird, das die tagtägliche Verwaltung der Portokasse und der EV Konten übernimmt. Der gegenwärtige Kassierer Herr Kevin Barber kündigte an, dass er auf der nächsten Generalversammlung zurücktreten wird. Damit ist dies ein idealer Zeitpunkt die Verfahren im Verein zu revidieren, da er seine Arbeit als Kassierer fortsetzen und die Konten zum 31.August 2010 für das Schuljahr abschließen kann.

Die folgende Budgetstruktur wurde vorgeschlagen:

Die verschiedenen Budgetbereiche der Elternvereinigung werden in die folgenden Budgetgruppen eingeteilt. Jeden Budgetgruppe hat Untergruppen, die wenn nötig bei Einführung neuer Aktivitäten oder der Streichung solcher, die nicht mehr statt finden, angepasst werden können. Während die Budgetgruppen unter der Verwaltung des Kassierers stehen, kann die Verwaltung einer Budgetuntergruppe auf ein Ausschussmitglied übertragen werden, das auch für die jeweilige Aktivität verantwortlich ist.
Budget A – Laufende Kosten
1. Mitgliedsbeiträge
2. Kommunikation
            2.1 Webseite
            2.2 Kommunikationskosten
3. Versicherungen und andere feste Kosten
4. Bankgebühren
5. Interparents
5.1 Mitgliedsbeiträge
          5.2 Kosten
6. Vom Statut vorgeschriebene Sitzungen
7. Schülerausweise

Budget B – Veranstaltungen
1. Sommerfest
          1.1 Speisen und Getränke
          1.2 Verträge mit externen Unternehmen (z.B. Hüpfburgen)
2. Tag der Offenen Tür
          2.1 Speisen und Getränke
          2.2 Andere Kosten
3. Tanz in den Mai
          3.1 Getränke etc.
4. Kaffee am Morgen
5. Weihnachten / Vorführungen in der Aula / Erfrischungen

Budget C – Schulaktivitäten (Sponsoring und finanzielle Unterstützung)
1. EuroSport
2. Klassenreisen
3. MEP
4. Känguru
5. Projekttage
6. Spezielle Projekte

Budget D – Außerschulische Aktivitäten

Budget E – EuroBoutique

Budget F – Sozialfond (Fotos)

Budget G – Reserve (Sparfond)

Jede Budgetgruppe und –untergruppe wird die Einnahmen und Ausgaben für diesen speziellen Bereich aufzeigen, so dass bei Bedarf fundierte Ausschussentscheidungen getroffen und realistische Vorhersagen für die Optimierung der Fonds gemacht werden können.

Nach einer Diskussion verschiedener Punkte wurde abgestimmt – ob die neue Budgetstruktur entwickelt und von der EV angewandt wird, um deren Konten in Zukunft zu managen.

Dafür: 12
Dagegen: 0
Die Abstimmung war anonym.

Es wurde vorgeschlagen, dass die Finanzzahlen 2007/2008 und 2008/2009 auch in eine ähnliche Aufstellung transferiert werden sollten, damit eine Übersicht der EV Konten über 3 Jahre analysiert werden kann.
Es wurde darum gebeten, dass die oben stehende Grundstruktur (Budgets A – G und die Untergruppen 1, 2, 3 etc.) bis zum Ende des Schuljahres übernommen werden, damit die Zahlen der vergangenen 2 Jahre und dieses Schuljahres bis zum 1.September eingetragen und vervollständigt werden können.
Das obige Format ist nur ein Vorschlag. Alle Ausschussmitglieder sind aufgefordert, es genau anzuschauen und ihre Vorschläge und Kommentare dazu abzugeben.

Die Endstruktur mit den Untergruppen wird, wenn sie komplett ist, an alle Ausschussmitglieder geschickt und mit schriftlichem Verfahren angenommen.

Sommerfest 2010
Alles wurde geplant und bestätigt (siehe Checkliste in Anhang 3).
Die folgenden Themen wurden angesprochen:

• InterSport Hoffmann wird einen “Fußballwettbewerb” anbieten und Preise für die Gewinner bereitstellen. Für die Teilnahme an dem Wettbewerb werden sie eine Gebühr erheben, die dann einer lokalen Hilfseinrichtung gespendet werden soll. Barbara Weiner schlug das “Kinderheim Sybelstraße” als Empfänger vor. Dies wurde angenommen und gefordert, dass in Anbetracht der wenigen verbleibenden Zeit bis zum Sommerfest das Kinderheim so schnell wie möglich besucht und die Aktion koordiniert wird.
• Das Bühnenprogramm ist nicht so umfangreich wie im letzten Jahr, dafür werden sehr viel mehr Aktivitäten angeboten.
• Die Preise werden gegenüber dem Vorjahr nicht verändert.
• Bestellungen zur Auffüllung der EuroBoutique Bestände sind notwendig. Dies wurde in die Wege geleitet.
• Helfende Eltern werden noch dringend benötigt. Eine weitere Email mit der Bitte um Unterstützung soll verschickt werden.
• Der Programmflyer wurde allen gezeigt und genehmigt. Er wird nächste Woche fertig sein und sowohl auf der Webseite verfügbar sein als auch an dem Tag verteilt werden.
• Ein Plan des Festgeländes wird am Eingang hängen, so dass Besucher sich orientieren können.

Blasinstrumenteprojekt für die OS
Nathalie Baroard Barth informierte über die aktuelle Situation (Anhang 4). Die Diskussion dazu führte zu dem Schluss, dass eine Zustimmung zu den Anfragen von Frau Heger und Herrn Klagges zwangsläufig zu einem finanziellen Risiko und weiteren Auswirkungen auf die Arbeit de EV führen würde.
Die Entscheidung über den Vorschlag von Frau Heger wurde in einer Abstimmung getroffen.
Gegen den Vorschlag : 11
Für den Vorschlag : 1
Frau Hegers Vorschlag wurde abgelehnt.

Als Alternative schlug Frau Baroard Barth vor, dass ein “Förderverein” gegründet werden könnte, dem nur die Eltern der an dem Projekt teilnehmenden Kinder angehören. Der “Förderverein” kann dann offiziell Verträge unterschreiben und unter den Eltern Helfer suchen, die das Projekt verwalten. Frau Baroard Barth erklärte sich bereit diese Möglichkeit mit Frau Heger und Herrn Klagges weiter zu untersuchen. Es wurde kurz diskutiert, ob der “Förderverein” unter das Dach der EV kommen sollte. Diese Idee wurde von der Mehrheit der anwesenden Mitglieder abgelehnt und es wurde gesagt, dass ein solcher “Förderverein” so unabhängig bleiben sollte, damit die Verfahren so unkompliziert wie möglich bleiben. Ein “Förderverein” könnte aber bei Bedarf Anträge auf finanzielle Unterstützung durch die EV stellen.

EV Infos für neue Eltern am Testtag (6. September 2010)
Der Ausschuss befürwortete die Bitte der Schule, dass die EV am Testtag für die neuen Schüler (also einen Tag vor Beginn des Schuljahres im Sept. 2010) präsent sein sollte. Es werden Informationen über die EV, Mitgliedsanträge und anderes relevantes Material erhältlich sein und Vertreter der EV zur Beantwortung von Fragen (auf Englisch, Französisch und Deutsch) anwesend sein.

Die Sitzung endete um 22:00 Uhr. Ana Gorey bedankte sich bei allen für ihre Teilnahme.

Sarah Winthrop
11.06.10
 

Anwesende: Ana Gorey, Kevin Barber, Ann Sierig, Hamid Batani, Madeleine Koch, Nathalie Baroard Barth, Letizia Dalle Donne, Barbara Weiner, Michel Messmer, Anja Bühner, Jacqueline Ribeiro, Sarah Winthrop